ของกินในออฟฟิศ หมดไวแต่ก็เหลือทิ้ง? วิธีคุมสต็อกและงบของว่างเครื่องดื่มในแพนทรี

เขียนโดยทีมงาน TJ FAVOR GROUP

ของกินในออฟฟิศ เช่น กาแฟ ชา นม น้ำดื่ม และของว่างในแพนทรี เป็นสวัสดิการเล็ก ๆ ที่พนักงานใช้ทุกวัน แต่หลายองค์กรเจอปัญหาเดิมซ้ำ ๆ คือบางอย่างหมดก่อนรอบสั่ง บางอย่างวางจนหมดอายุ และงบเดือนนี้ไม่รู้ว่าหายไปกับอะไร บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับฝ่ายบุคคล ฝ่ายจัดซื้อ และผู้ดูแลอาคาร ว่าจะทำรายการของ ตั้งระดับสต็อก นับ จัดการวันหมดอายุ และติดตามงบอย่างไร ให้มีของพอใช้โดยไม่เหลือทิ้ง

ทำไมของกินในออฟฟิศถึงทั้งขาดบ่อยและเหลือทิ้งในเวลาเดียวกัน?

เพราะส่วนใหญ่สั่งของเป็นก้อนเดียวตามความเคยชิน โดยไม่แยกว่าของไหนหมุนเร็ว ของไหนหมุนช้า ของที่คนชอบจึงหมดไว ส่วนของที่ไม่ค่อยมีคนหยิบก็ค้างจนหมดอายุ

อีกสาเหตุคือไม่มีเจ้าของงานชัดเจน ใครเห็นของหมดก็ซื้อเพิ่ม จึงไม่มีข้อมูลการใช้ย้อนหลัง หากองค์กรยังไม่ได้กำหนดบทบาทของฝ่ายบุคคล จัดซื้อ และฝ่ายอาคารในงานแพนทรี แนะนำให้อ่านบริหารจัดการแพนทรีออฟฟิศ สำหรับฝ่ายบุคคลและจัดซื้อก่อน ส่วนบทความนี้จะลงรายละเอียดเฉพาะเรื่องสต็อก ของเสีย และงบ

ควรทำรายการของว่างและเครื่องดื่มตามการใช้งานอย่างไร?

ให้เริ่มจากสิ่งที่พนักงานใช้จริง แล้วจัดเป็นกลุ่มตามความเร็วในการหมุน ไม่ใช่จัดตามหมวดสินค้า วิธีนี้ช่วยให้รู้ว่ารายการไหนต้องดูบ่อย และรายการไหนควรสั่งน้อยลง

สำหรับแนวคิดว่าแพนทรีควรมีอะไรบ้างตั้งแต่ต้น ดูบริการแพนทรีออฟฟิศ คู่มือสำหรับ HR และจัดซื้อ หากองค์กรมีมุมกาแฟแบบมีพนักงานชง ดูการบริหารมุมกาแฟในที่ทำงาน

ตั้งระดับสต็อกและจุดสั่งซื้อแบบง่ายได้อย่างไร?

ระดับสต็อก (par level) คือปริมาณที่ควรมีบนชั้นหลังเติมเสร็จ ส่วนจุดสั่งซื้อ (reorder point) คือระดับที่เมื่อของลงมาถึงแล้วต้องสั่งทันที ทั้งสองค่าควรตั้งจากการใช้จริงของแต่ละรายการ

• ระดับสต็อก ให้คิดจากปริมาณที่ใช้ในหนึ่งรอบสั่ง บวกของกันเหลื่อมเล็กน้อย ไม่ควรตั้งสูงจนชั้นล้น เพราะของด้านหลังมักถูกลืม
• จุดสั่งซื้อ ให้คิดจากปริมาณที่ใช้ระหว่างวันที่สั่งจนถึงวันที่ของมาส่ง บวกของกันเหลื่อมสำหรับวันที่มีประชุมหรือกิจกรรม
• เขียนทั้งสองค่าไว้บนป้ายชั้นวางหรือในใบนับ ให้คนเติมของเห็นได้ทันทีโดยไม่ต้องจำ
• ทบทวนค่าทุกเดือน ถ้าของหมดก่อนรอบบ่อย ให้เพิ่มจุดสั่งซื้อ ถ้ามีของค้างจนใกล้หมดอายุ ให้ลดระดับสต็อก

หลักเดียวกันนี้ใช้กับร้านค้าสวัสดิการในโรงงานได้ด้วย ดูตัวอย่างในการจัดสต็อกร้านค้าสวัสดิการตามกะ

นับสต็อกรายสัปดาห์อย่างไรให้เร็วและเชื่อถือได้?

นับในวันและเวลาเดิมทุกสัปดาห์ เรียงรายการในใบนับตามลำดับชั้นวาง และบันทึกทั้งของคงเหลือ ของที่รับเข้า และของเสีย เพื่อให้คำนวณการใช้จริงได้

• เลือกช่วงที่แพนทรีไม่พลุกพล่าน เช่น เช้าวันแรกของสัปดาห์
• ใช้หน่วยเดียวกันทุกครั้ง เช่น นับเป็นซองหรือเป็นกล่อง ไม่สลับไปมา
• แยกช่องบันทึกของที่เสียหาย หมดอายุ หรือถูกเปิดทิ้งไว้
• การใช้จริงคำนวณได้จาก ของคงเหลือสัปดาห์ก่อน บวกของที่รับเข้า ลบของคงเหลือสัปดาห์นี้ และลบของเสีย

FIFO และ FEFO ใช้กับวันหมดอายุในแพนทรีอย่างไร?

FIFO คือรับเข้าก่อนใช้ก่อน ส่วน FEFO คือหมดอายุก่อนใช้ก่อน สำหรับของกินในแพนทรี ควรยึด FEFO เป็นหลัก เพราะวันหมดอายุคือสิ่งที่ทำให้ของต้องทิ้ง

• ตอนเติมของ ให้ย้ายของเก่าออกมาด้านหน้า แล้ววางของใหม่ไว้ด้านหลังหรือด้านล่าง
• ถ้าเปิดกล่องใหญ่แบ่งใส่ภาชนะ ให้ติดป้ายวันหมดอายุและวันที่เปิดไว้ที่ภาชนะ
• ตั้งตะกร้า หยิบก่อน สำหรับของที่ใกล้หมดอายุ และแจ้งให้พนักงานรู้
• ตรวจตู้เย็นแพนทรีอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง และตกลงให้ชัดว่าใครเป็นคนนำของหมดอายุออก ฝ่ายแพนทรีหรือทีมทำความสะอาด ดูตัวอย่างการแบ่งงานในเช็กลิสต์จ้างเหมาทำความสะอาดโซนแพนทรีและโรงอาหาร

เลือกขนาดบรรจุและการแบ่งชิ้นอย่างไรให้ไม่เหลือทิ้ง?

ให้เลือกขนาดที่ใช้หมดภายในเวลาที่ของยังไม่เสีย ของที่เปิดแล้วเก็บได้ไม่นาน เช่น นมกล่องใหญ่หรือขนมถุงใหญ่ มักเป็นต้นเหตุของการทิ้ง

• ของว่างแบบซองเล็กแยกชิ้นช่วยคุมปริมาณต่อครั้ง และลดของที่เปิดค้างไว้
• ของที่ซื้อแบบกล่องใหญ่ให้แบ่งใส่ภาชนะใสที่มีฝาปิด มองเห็นปริมาณ และติดป้ายวันหมดอายุ
• นมหรือครีมสำหรับกาแฟ เลือกขนาดที่ใช้หมดภายในวันหรือสองวัน ตามจำนวนผู้ใช้จริง
• เปรียบเทียบต้นทุนต่อหน่วยรวมกับปริมาณที่ต้องทิ้ง ไม่ใช่ดูแค่ว่ากล่องใหญ่คุ้มกว่า

หากองค์กรมีโรงอาหารด้วย สามารถใช้แนวคิดเดียวกับการลดเศษอาหาร ดูการจัดการขยะเศษอาหารโรงอาหาร

ติดตามงบต่อหัวและกำหนดขั้นตอนอนุมัติอย่างไร?

ให้รวมยอดซื้อของแพนทรีทั้งเดือน หารด้วยจำนวนพนักงานที่ใช้แพนทรี แล้วติดตามตัวเลขต่อหัวเป็นแนวโน้มรายเดือน แทนการดูแค่ยอดรวม เพราะจำนวนพนักงานเปลี่ยนได้ตลอด

• แยกงบเป็นหมวด เช่น เครื่องดื่มหลัก ของว่าง และของสิ้นเปลือง จะเห็นว่างบเพิ่มจากส่วนไหน
• แยกงบของว่างประชุม งานเลี้ยง หรือกิจกรรมพิเศษออกจากงบแพนทรีประจำ
• บันทึกมูลค่าของเสียทุกเดือน เป็นตัวชี้ว่าระดับสต็อกหรือขนาดบรรจุยังไม่เหมาะ
• กำหนดว่าใครอนุมัติการเพิ่มรายการใหม่ การเปลี่ยนแบรนด์ และการสั่งเกินรอบ ส่วนการเติมตามระดับสต็อกเดิมให้ผู้ดูแลทำได้เลย

ควรถามผู้จัดส่งหรือผู้ดูแลแพนทรีเรื่องอะไรบ้าง?

คำถามที่ดีควรทำให้เห็นว่าผู้ดูแลมีระบบนับ เติม และรายงานอย่างไร ไม่ใช่แค่มีรายการสินค้าให้เลือกเยอะ

• ใช้วิธีไหนกำหนดระดับสต็อกและจุดสั่งซื้อ และปรับเมื่อไร
• รอบส่งของและระยะเวลารอของเป็นอย่างไร ถ้าของขาดจะใช้อะไรแทน
• มีรายงานการใช้ ของคงเหลือ และของเสียรายเดือนหรือไม่
• จัดการของใกล้หมดอายุอย่างไร รับเปลี่ยนหรือรับคืนได้หรือไม่
• ข้อเสนอแยกค่าสินค้า ค่าจัดส่ง และค่าบริการเติมของให้เห็นหรือไม่

หากกำลังมองภาพรวมว่างานแพนทรีอยู่ตรงไหนในงานบริการอาคาร ดูSoft Services คืออะไร บริการ FM ฝั่งโรงอาหารและแพนทรี

เช็กลิสต์คุมของว่างและเครื่องดื่มในแพนทรี

คำถามที่พบบ่อย

ควรนับสต็อกของว่างและเครื่องดื่มในแพนทรีบ่อยแค่ไหน?

สำหรับสำนักงานทั่วไป การนับสัปดาห์ละครั้งในวันและเวลาเดิมมักเพียงพอ ส่วนของที่หมุนเร็ว เช่น น้ำดื่มหรือนม อาจดูด้วยตาทุกวันว่าลงถึงจุดสั่งซื้อหรือยัง ที่สำคัญคือใช้ใบนับแบบเดียวกันทุกครั้ง เพื่อเทียบการใช้จริงได้

ตั้งงบของกินในออฟฟิศต่อหัวอย่างไรดี?

เริ่มจากบันทึกยอดซื้อและยอดใช้จริงสักระยะ แล้วหารด้วยจำนวนพนักงานที่ใช้แพนทรีในเดือนนั้น จะได้ตัวเลขอ้างอิงขององค์กรเอง จากนั้นทบทวนทุกเดือน และแยกงบของว่างประชุมออกไป

FIFO กับ FEFO ต่างกันอย่างไร ควรใช้แบบไหน?

FIFO คือของที่รับเข้าก่อนให้ใช้ก่อน ส่วน FEFO คือของที่หมดอายุก่อนให้ใช้ก่อน สำหรับของกินในแพนทรี FEFO มักเหมาะกว่า เพราะของล็อตใหม่บางครั้งมีวันหมดอายุเร็วกว่าล็อตเดิม

ของใกล้หมดอายุในแพนทรีควรทำอย่างไร?

แยกไว้ในตะกร้าหรือชั้นที่มีป้ายให้หยิบก่อน และแจ้งให้พนักงานรู้ ถ้าเกิดซ้ำกับรายการเดิม ให้ลดระดับสต็อกหรือเปลี่ยนขนาดบรรจุ ส่วนของที่เลยวันหมดอายุแล้ว ควรนำออกและบันทึกเป็นของเสีย ไม่ควรนำไปแจกต่อ

TJ FAVOR GROUP รับจัดหาของว่างและเครื่องดื่มแพนทรีหรือไม่?

เว็บไซต์ระบุบริการหลักคือการบริหารจัดการโรงอาหาร อาหารพนักงาน และการจัดเลี้ยง ยังไม่ได้ระบุงานจัดหาหรือเติมของแพนทรีเป็นบริการ หากองค์กรต้องการคุยเรื่องวางระบบสต็อกแพนทรีควบคู่กับงานอาหารพนักงาน ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้น

ติดต่อทีมงาน

TJ FAVOR GROUP เป็นบริษัทในกรุงเทพฯ มีประสบการณ์มากว่าเจ็ดปี ให้บริการบริหารจัดการโรงอาหาร อาหารพนักงานรายเดือน และการจัดเลี้ยง มีสายด่วนตลอดยี่สิบสี่ชั่วโมง เว็บไซต์ยังไม่ได้ระบุงานจัดหาหรือเติมของแพนทรีเป็นบริการ หากองค์กรต้องการคุยเรื่องสวัสดิการอาหารและการวางระบบสต็อกแพนทรีควบคู่กับงานอาหารพนักงาน ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้น ดูบริการบริหารจัดการโรงอาหาร อ่านเกี่ยวกับเรา หรือติดต่อทีมงาน

โทร 063-878-8169 / 087-746-0044 / 096-949-6622
LINE @tjfavor