Soft Services คืออะไร? บริการ FM ฝั่งโรงอาหารและแพนทรีที่ฝ่ายอาคารควรรู้

เขียนโดยทีมงาน TJ FAVOR GROUP

ฝ่ายอาคาร ฝ่ายบุคคล และฝ่ายจัดซื้อหลายองค์กรได้ยินคำว่า Soft Services ในเอกสารจ้างงานหรือการประชุมกับผู้รับเหมา แต่ยังไม่แน่ใจว่าครอบคลุมงานใดบ้าง บทความนี้อธิบายว่า soft services คืออะไรในงาน Facility Management ต่างจาก Hard Services อย่างไร และโรงอาหารกับแพนทรีอยู่ตรงไหนของภาพรวม พร้อมเช็กลิสต์และคำถามสำหรับคัดเลือกผู้ให้บริการ เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับการวางแผน ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย องค์กรควรตรวจข้อกำหนดของพื้นที่และกฎหมายที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมเสมอ

Soft Services คืออะไรในงาน Facility Management?

Soft Services คือกลุ่มงานบริการสนับสนุนที่ทำให้พื้นที่ทำงานสะอาด สะดวก และพร้อมใช้งานสำหรับคน โดยไม่ได้เป็นงานซ่อมบำรุงระบบวิศวกรรมของอาคารโดยตรง ตัวอย่างที่คุ้นเคยคือ งานแม่บ้านและทำความสะอาด งานบริการอาหารหรือโรงอาหาร งานแพนทรี งานต้อนรับ และงานดูแลภูมิทัศน์

ในภาษาไทย บางองค์กรเรียกว่างานบริการอาคาร งานบริการทั่วไป หรือ Soft FM ชื่อเรียกอาจต่างกัน แต่แนวคิดเดียวกันคือ งานกลุ่มนี้วัดผลจากคุณภาพบริการและความพึงพอใจของผู้ใช้พื้นที่ มากกว่าการทำงานของเครื่องจักรหรืออุปกรณ์

Facilities Management คืออะไร และแบ่งงานเป็นกี่กลุ่ม?

Facilities Management หรือ FM คือการบริหารอาคาร พื้นที่ และบริการสนับสนุน เพื่อให้องค์กรทำงานหลักได้ต่อเนื่อง โดยทั่วไปแบ่งเป็นสองกลุ่มใหญ่ คือ Hard Services ที่ดูแลตัวอาคารและระบบ กับ Soft Services ที่ดูแลคนและการใช้พื้นที่

บางองค์กรจ้างผู้รับเหมาแยกตามงาน บางองค์กรรวมหลายงานไว้กับผู้ให้บริการน้อยรายภายใต้แนวคิด Integrated Facilities Management การเลือกแบบใดขึ้นกับขนาดพื้นที่ จำนวนผู้ใช้ และความสามารถของทีมภายในในการกำกับงาน

Hard Services กับ Soft Services ต่างกันอย่างไร?

Hard Services เน้นระบบและโครงสร้างที่ต้องทำงานได้และปลอดภัยตามข้อกำหนด ส่วน Soft Services เน้นบริการที่ผู้ใช้อาคารสัมผัสในชีวิตประจำวัน ทั้งสองกลุ่มต้องประสานกัน เช่น ครัวโรงอาหารต้องพึ่งระบบไฟฟ้า น้ำ และระบบระบายอากาศที่ทีม Hard Services ดูแล

บริการไหนนับเป็น Soft Services บ้าง?

ขอบเขตของ Soft Services ขึ้นกับแต่ละองค์กร แต่มักรวมงานที่ต้องใช้คนให้บริการต่อเนื่องทุกวัน รายการด้านล่างเป็นกลุ่มงานที่พบบ่อยในอาคารสำนักงานและโรงงาน

• งานทำความสะอาดและแม่บ้าน: พื้นที่ส่วนกลาง ห้องน้ำ ห้องประชุม และงานทำความสะอาดใหญ่ตามรอบ
• งานบริการอาหารและโรงอาหาร: เมนู การปรุง การเสิร์ฟ และความสะอาดในครัว
• งานแพนทรี: เครื่องดื่ม ของว่าง การเติมของ และความเรียบร้อยของมุมพักพนักงาน
• การวางแผนจัดการขยะ: จุดแยกขยะ รอบเก็บ และการส่งต่อให้ผู้รับดำเนินการที่องค์กรคัดเลือก
• งานต้อนรับและห้องประชุม: ดูแลผู้มาติดต่อ จองห้อง และจัดห้องให้พร้อม
• งาน รปภ. และควบคุมการเข้าออก: ดูแลความปลอดภัยของคนและพื้นที่
• งานอื่น ๆ: ภูมิทัศน์ ควบคุมสัตว์รบกวน ห้องรับส่งเอกสาร และงานซักรีดในบางพื้นที่

ขยะบางประเภท เช่น ขยะจากกระบวนการผลิตหรือขยะที่มีข้อกำหนดเฉพาะ ควรแยกเป็นงานของผู้รับดำเนินการเฉพาะทางที่องค์กรตรวจสอบเอกสารแล้ว ไม่ควรรวมไว้ในงานแม่บ้านทั่วไป สำหรับเศษอาหารจากโรงอาหาร อ่านแนวทางเพิ่มเติมในการจัดการขยะเศษอาหารในโรงอาหารโรงงาน

โรงอาหารและแพนทรีอยู่ตรงไหนใน Soft Services?

โรงอาหารและแพนทรีเป็นงานบริการด้านอาหารและเครื่องดื่มใน Soft Services ที่พนักงานใช้แทบทุกวัน จึงมีผลต่อความรู้สึกต่อสวัสดิการขององค์กรโดยตรง ทั้งสองงานใช้พื้นที่ ระบบน้ำไฟ และงานทำความสะอาดร่วมกับส่วนอื่นของอาคาร

บริหารโรงอาหารครอบคลุมการวางเมนู การรับวัตถุดิบ การปรุง การเสิร์ฟตามช่วงพัก และความสะอาดในครัว ส่วนบริหารจัดการแพนทรีออฟฟิศเน้นการเติมเครื่องดื่มและของว่าง การดูแลความสะอาดของเคาน์เตอร์ และการคุมงบตามนโยบายสวัสดิการ หากต้องการรายละเอียดฝั่งแพนทรี อ่านบริการแพนทรีออฟฟิศ คู่มือสำหรับ HR และจัดซื้อ

โรงงานบางแห่งมีร้านค้าสวัสดิการหรือมินิมาร์ทเพิ่มอีกจุด ซึ่งต้องวางแผนสต็อกให้สัมพันธ์กับกะทำงานด้วย ดูตัวอย่างได้ที่บริหารมินิมาร์ทในโรงงาน และบริหารสต๊อกร้านสวัสดิการโรงงานตามกะ

ประสานงาน Soft Services หลายงานเข้าด้วยกันได้ประโยชน์อะไร?

เมื่องานโรงอาหาร แพนทรี ทำความสะอาด และการจัดการขยะมีตารางและผู้ประสานงานร่วมกัน ช่องว่างระหว่างงานจะลดลง ปัญหาที่พบบ่อยเช่น โต๊ะโรงอาหารยังไม่ถูกเช็ดก่อนรอบพักถัดไป หรือถังเศษอาหารล้นเพราะรอบเก็บไม่ตรงกับเวลาปิดไลน์อาหาร มักเกิดจากแต่ละทีมทำงานตามตารางของตัวเอง

• ตารางเวลาสอดคล้องกัน เช่น รอบทำความสะอาดหลังช่วงพักแต่ละรอบ
• เส้นแบ่งความรับผิดชอบชัด เช่น ใครเช็ดโต๊ะ ใครล้างภาชนะ ใครยกถังขยะ
• รายงานรวมที่ดูง่าย ช่วยให้ฝ่ายอาคารเห็นภาพเดียวกันทั้งพื้นที่
• ช่องทางแจ้งปัญหาเดียว พนักงานไม่ต้องเดาว่าต้องแจ้งทีมไหน

การรวมงานไม่จำเป็นต้องหมายถึงการจ้างผู้รับเหมารายเดียวเสมอไป องค์กรอาจใช้ผู้ให้บริการหลายรายตามความถนัด แล้วกำหนดผู้ประสานงานกลางและการประชุมทบทวนตามรอบแทน

องค์กรควรพิจารณาอะไรก่อนเลือกผู้ให้บริการ Soft Services?

เริ่มจากสำรวจพื้นที่และความต้องการจริง แล้วเขียนขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนขอข้อเสนอ ขอบเขตงานที่ชัดช่วยให้เปรียบเทียบข้อเสนอได้ตรงกัน และลดข้อโต้แย้งหลังเริ่มงาน

• พื้นที่และช่วงเวลา: จำนวนอาคาร โซนโรงอาหาร แพนทรี ห้องน้ำ และเวลาทำงานหรือกะ
• ผู้ใช้พื้นที่: จำนวนพนักงานโดยประมาณ ผู้มาติดต่อ และช่วงที่ใช้งานหนาแน่น
• ขอบเขตแต่ละงาน: งานรายวัน รายสัปดาห์ และงานตามรอบ รวมถึงสิ่งที่ไม่รวมในสัญญา
• ตัวชี้วัด: ผลตรวจความสะอาด เวลาตอบสนองเมื่อมีเรื่องแจ้ง และวิธีจัดการข้อร้องเรียน
• ความเข้ากันกับกติกาพื้นที่: ความปลอดภัยในการทำงาน การใช้สารเคมี และพื้นที่ที่ต้องขออนุญาตก่อนเข้า

ถ้าองค์กรกำลังเตรียมเอกสารจ้างงานโรงอาหาร ดูแนวทางเขียนเอกสารขอข้อเสนอได้ที่จ้างเหมาบริหารโรงอาหาร: แนวทาง RFP สำหรับ HR และจัดซื้อ และหากต้องการแยกงานทำความสะอาดครัวเชิงลึก อ่านจ้างเหมาทำความสะอาดครัวโรงอาหาร

เช็กลิสต์ Soft Services สำหรับฝ่ายอาคาร HR และจัดซื้อ

• มีรายการงาน Soft Services ทั้งหมดในพื้นที่ และระบุว่าใครดูแลแต่ละงาน
• มีแผนผังโซน เช่น โรงอาหาร แพนทรี ห้องน้ำ จุดพักขยะ และทางเดินส่วนกลาง
• ตารางทำความสะอาดสอดคล้องกับช่วงพักและเวลาเปิดปิดโรงอาหาร
• มีเส้นแบ่งงานระหว่างทีมโรงอาหาร ทีมแม่บ้าน และทีมงานระบบอาคาร
• มีจุดแยกขยะและรอบเก็บที่ชัด โดยเฉพาะเศษอาหารและบรรจุภัณฑ์
• มีแบบฟอร์มตรวจงานและช่องทางรับเรื่องร้องเรียนที่พนักงานใช้ได้จริง
• มีรอบประชุมทบทวนผลงานกับผู้ให้บริการทุกราย
• มีแผนสำรองเมื่อพนักงานบริการขาด หรือเมื่อมีงานพิเศษในองค์กร

คำถามที่ควรถามเมื่อเลือกผู้ให้บริการ Soft Services

คำถามที่ดีช่วยให้เห็นวิธีทำงานจริงของผู้ให้บริการ ไม่ใช่แค่คำโฆษณา ลองใช้ชุดคำถามนี้ในการประชุมหรือแนบในเอกสารขอข้อเสนอ

1. ขอบเขตงานที่เสนอครอบคลุมโซนใดบ้าง และงานใดที่ไม่รวม
2. หัวหน้างานประจำพื้นที่เป็นใคร และองค์กรติดต่อได้ช่วงเวลาใด
3. ตรวจคุณภาพงานอย่างไร และรายงานผลให้องค์กรบ่อยแค่ไหน
4. เมื่อมีเรื่องร้องเรียน ใช้ขั้นตอนใดในการรับเรื่องและแจ้งผล
5. ประสานกับผู้ให้บริการรายอื่นในพื้นที่อย่างไร เช่น ทีมโรงอาหารกับทีมแม่บ้าน
6. มีแผนรองรับวันที่พนักงานขาดหรือวันที่มีกิจกรรมพิเศษอย่างไร
7. มีเอกสารใดที่องค์กรขอดูได้ก่อนเริ่มงาน เช่น ขั้นตอนทำงานหรือรายการสารเคมีที่ใช้

คำถามที่พบบ่อย

Soft Services คืออะไร อธิบายสั้น ๆ?

Soft Services คือกลุ่มงานบริการในงาน Facility Management ที่ดูแลคนและการใช้พื้นที่ เช่น ทำความสะอาด โรงอาหาร แพนทรี งานต้อนรับ และการวางแผนจัดการขยะ ต่างจาก Hard Services ที่ดูแลระบบและโครงสร้างอาคาร

Hard Services กับ Soft Services ต่างกันอย่างไร?

Hard Services ดูแลระบบไฟฟ้า ประปา ปรับอากาศ ลิฟต์ และระบบป้องกันอัคคีภัย ส่วน Soft Services ดูแลบริการที่ผู้ใช้อาคารสัมผัสทุกวัน ทั้งสองกลุ่มต้องทำงานร่วมกัน เช่น ครัวโรงอาหารต้องพึ่งระบบน้ำ ไฟ และระบายอากาศ

โรงอาหารและแพนทรีนับเป็น Soft Services หรือไม่?

นับเป็น Soft Services ในกลุ่มบริการอาหารและเครื่องดื่ม เพราะเป็นบริการที่ใช้คนดูแลและพนักงานใช้งานทุกวัน องค์กรควรกำหนดขอบเขตงานของทั้งสองส่วนแยกกัน แล้วกำหนดจุดประสานกับงานทำความสะอาดและการจัดการขยะ

ควรจ้างผู้ให้บริการรายเดียวหรือหลายราย?

ขึ้นกับขนาดพื้นที่และความพร้อมของทีมภายใน รายเดียวช่วยลดจุดประสาน ส่วนหลายรายช่วยเลือกผู้ถนัดแต่ละงาน ไม่ว่าแบบใด ควรมีผู้ประสานงานกลาง ตัวชี้วัดที่ชัด และการทบทวนผลตามรอบ

TJ FAVOR GROUP ช่วยเรื่อง Soft Services ส่วนไหนได้บ้าง?

TJ FAVOR GROUP ทำงานด้านบริหารโรงอาหาร อาหารพนักงาน และการจัดเลี้ยง ไม่ได้ให้บริการทำความสะอาด งานต้อนรับ หรือ FM ครบทุกด้าน หากองค์กรกำลังวางแผนโรงอาหารให้ประสานกับแพนทรีและงานอื่นในอาคาร ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้นตามโจทย์จริง

ติดต่อทีมงาน

TJ FAVOR GROUP เป็นบริษัทในกรุงเทพฯ มีประสบการณ์ด้านร้านอาหารมากว่าเจ็ดปี ทำงานด้านบริหารจัดการโรงอาหาร อาหารพนักงาน และการจัดเลี้ยง หากองค์กรต้องการคำปรึกษาเบื้องต้นเรื่องการวางแผนโรงอาหารให้เข้ากับงาน Soft Services อื่นในอาคาร ดูบริการบริหารจัดการโรงอาหาร อ่านเกี่ยวกับเรา หรือติดต่อทีมงาน มีสายด่วนตลอดยี่สิบสี่ชั่วโมง

โทร 063-878-8169 / 087-746-0044 / 096-949-6622
LINE @tjfavor