ตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหาร ต้องเช็กอะไรบ้าง? คู่มือสำหรับ HR และจัดซื้อ
สรุปสั้น ๆ ก่อนอ่าน
- ตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหารคือการตรวจของที่ผู้จัดส่งนำมาถึง ก่อนเซ็นรับและก่อนนำเข้าครัว โดยเทียบกับใบสั่งซื้อทั้งชนิด จำนวน สเปก ฉลาก วันหมดอายุ และสภาพของ
- จุดตรวจหลักมีเจ็ดเรื่อง คือเอกสาร จำนวนและน้ำหนัก สเปก ฉลากและวันหมดอายุ สภาพและกลิ่นสี อุณหภูมิ และความสะอาดของรถกับภาชนะ ของที่ไม่ผ่านควรปฏิเสธและบันทึกไว้ทุกครั้ง
- HR และจัดซื้อไม่ต้องลงไปตรวจเอง แต่ควรให้มีขั้นตอนเป็นลายลักษณ์อักษร มีแบบบันทึกที่ตรวจย้อนหลังได้ และตกลงเรื่องการคืนหรือเปลี่ยนของกับผู้ให้บริการไว้ล่วงหน้า
เมื่อโรงอาหารต้องเสิร์ฟพนักงานจำนวนมากทุกวัน วัตถุดิบที่ส่งเข้าครัวแต่ละเช้าคือจุดเริ่มต้นของทุกมื้อ การตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหารอย่างเป็นระบบจึงเป็นด่านแรกที่ช่วยให้ของที่ใช้ปรุงตรงกับที่สั่ง สด สะอาด และไม่ทำให้ต้นทุนรั่วไหล บทความนี้อธิบายว่าต้องตรวจอะไรบ้าง ทำตามลำดับอย่างไร เมื่อไรควรปฏิเสธของ และ HR กับฝ่ายจัดซื้อควรกำหนดอะไรไว้กับผู้ให้บริการโรงอาหาร เนื้อหาเป็นแนวทางทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย โปรดดูข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับโรงงานของคุณประกอบ
ตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหารคืออะไร และทำไม HR กับจัดซื้อควรสนใจ?
ตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหารคือการตรวจสอบสินค้าที่ผู้จัดส่งนำมาถึงจุดรับของ โดยเทียบกับใบสั่งซื้อและเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ก่อนตัดสินใจรับเข้าหรือปฏิเสธ ขั้นตอนนี้เกิดขึ้นก่อนวัตถุดิบเข้าตู้เย็น คลังแห้ง หรือเข้าสู่การปรุง
เรื่องนี้ไม่ใช่งานของหัวหน้าครัวฝ่ายเดียว เพราะผลไปถึงทั้ง HR และจัดซื้อ
- HR: อาหารที่ปรุงจากวัตถุดิบสดสะอาดและตรงตามที่ตกลง ช่วยลดเสียงบ่นเรื่องรสชาติและความไม่สม่ำเสมอ ซึ่งเป็นเรื่องที่พนักงานรู้สึกได้ทุกวัน
- ฝ่ายจัดซื้อ: เมื่อมีบันทึกการรับของ จะเทียบใบส่งของกับใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ได้ง่าย ลดข้อโต้แย้งเรื่องของขาด ของไม่ตรงสเปก และของที่ถูกส่งแทน
ตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหารต้องเช็กอะไรบ้าง?
จุดตรวจพื้นฐานมีเจ็ดเรื่อง ได้แก่ เอกสาร จำนวนและน้ำหนัก สเปก ฉลากและวันหมดอายุ สภาพของ อุณหภูมิ และความสะอาดของรถกับภาชนะขนส่ง ตารางด้านล่างสรุปสิ่งที่ควรดูและสิ่งที่ควรทำเมื่อไม่ตรงตามเกณฑ์
| จุดตรวจ | ควรดูอะไร | ถ้าไม่ตรงควรทำอย่างไร |
|---|---|---|
| เอกสาร | ใบส่งของตรงกับใบสั่งซื้อทั้งชื่อรายการ ผู้ขาย และวันส่ง | ให้ผู้ส่งแก้เอกสารก่อนรับ หรือบันทึกความต่างไว้บนใบส่งของ |
| จำนวนและน้ำหนัก | ชั่งหรือนับของจริง โดยหักน้ำหนักภาชนะบรรจุก่อน | รับเท่าที่ถึงจริงและบันทึกส่วนที่ขาด ไม่เซ็นรับตามตัวเลขบนใบส่งของอย่างเดียว |
| สเปกและเกรด | ชนิด ขนาด เกรด และยี่ห้อหรือแหล่งที่มาตรงกับที่ตกลงไว้ | ปฏิเสธหรือขออนุมัติจากผู้รับผิดชอบก่อนรับของที่ส่งทดแทน |
| ฉลากและวันหมดอายุ | มีฉลากชัดเจน วันผลิตและวันหมดอายุเหลือเพียงพอต่อการใช้งาน | ปฏิเสธของที่ฉลากไม่ครบหรือใกล้หมดอายุเกินเกณฑ์ที่กำหนดไว้ |
| สภาพ กลิ่น สี | ผักผลไม้ไม่ช้ำเละ เนื้อสัตว์และอาหารทะเลไม่มีกลิ่นผิดปกติหรือสีเปลี่ยน กระป๋องไม่บวมหรือบุบ | ปฏิเสธทันที แยกของออกจากของที่ผ่าน และถ่ายภาพเก็บไว้ |
| อุณหภูมิ | ของแช่เย็นและแช่แข็งยังเย็นตามเกณฑ์ที่ผู้ให้บริการหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกำหนด ของแช่แข็งไม่มีร่องรอยละลายแล้วแข็งซ้ำ | ปฏิเสธของที่อุณหภูมิไม่ผ่านเกณฑ์ และบันทึกผลที่วัดได้ |
| รถและภาชนะขนส่ง | รถสะอาด ไม่มีกลิ่นรบกวน ลังและถุงสะอาด ไม่ปนกับของที่เสี่ยงปนเปื้อน | แจ้งผู้ส่งทันที และหากภาชนะสกปรกหรือรั่ว ไม่ควรรับของนั้น |
แนวคิดเรื่องการตรวจของก่อนเปิดบริการเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันในโรงอาหาร ดูรายการตรวจอื่นได้ในเช็กลิสต์ความปลอดภัยอาหารในโรงอาหาร
ขั้นตอนตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหารทำอย่างไรให้เป็นระบบ?
ทำเป็นสามช่วง คือเตรียมก่อนของมาถึง ตรวจตอนของมาถึง และจัดเก็บทันทีหลังตรวจ โดยใช้ลำดับเดียวกันทุกครั้งและทุกคน ลำดับที่ซ้ำเหมือนกันช่วยให้ไม่พลาดแม้ผู้ตรวจจะเปลี่ยนคน
ก่อนของมาถึง
- กำหนดช่วงเวลาส่งของที่ไม่ชนกับช่วงเตรียมอาหารหรือช่วงพักเที่ยง เพื่อให้ผู้ตรวจมีเวลาตรวจจริง
- เตรียมใบสั่งซื้อ เครื่องชั่ง เทอร์โมมิเตอร์ ปากกา แบบบันทึก และพื้นที่วางของที่สะอาด
ตอนของมาถึง
- ตรวจรถและผู้ส่ง: ดูความสะอาดของรถและภาชนะ ตรวจชื่อผู้ขายและผู้ส่งให้ตรงกับที่นัดไว้
- เทียบเอกสาร: เทียบใบส่งของกับใบสั่งซื้อทีละรายการ
- ชั่งและนับ: ตรวจจำนวนและน้ำหนักจริงก่อนเซ็นรับ
- ตรวจคุณภาพ: ดูสภาพ กลิ่น สี ฉลาก วันหมดอายุ และวัดอุณหภูมิของที่ต้องแช่เย็น
- ตัดสินใจรับหรือปฏิเสธ: ของที่ผ่านให้รับ ของที่ไม่ผ่านให้แยกไว้และแจ้งผู้ส่งทันที
- บันทึกผล: ลงชื่อผู้ตรวจ วันที่ เวลา ผลตรวจ และสิ่งที่ปฏิเสธพร้อมเหตุผล
หลังตรวจเสร็จ
- ย้ายของแช่เย็นและแช่แข็งเข้าเก็บโดยเร็ว อย่าทิ้งไว้ที่จุดรับของ
- ติดป้ายวันที่รับและวันหมดอายุก่อนจัดเข้าชั้น
เมื่อไรควรปฏิเสธวัตถุดิบ และควรบันทึกอย่างไร?
ควรปฏิเสธวัตถุดิบเมื่อไม่ตรงสเปก ฉลากไม่ครบ หมดอายุหรือใกล้หมดเกินเกณฑ์ที่ตกลงไว้ อุณหภูมิไม่ผ่าน หรือสภาพผิดปกติจนน่าสงสัยว่าไม่ปลอดภัย การรับของที่ไม่ผ่านไว้เพราะเกรงใจหรือรีบ มักสร้างปัญหาต่อไปทั้งต้นทุนที่สูญเปล่าและความเสี่ยงต่ออาหารของพนักงาน
- กำหนดรายการ "ปฏิเสธทันที" ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เช่น กระป๋องบวมหรือรั่ว ของแช่แข็งที่ละลายแล้วแข็งซ้ำ เนื้อสัตว์ที่กลิ่นหรือสีผิดปกติ และภาชนะที่เปียกหรือสกปรก
- แยกของที่ปฏิเสธออกจากของที่ผ่านทันที และไม่นำไปใช้ปะปน
- บันทึกเหตุผล ชื่อผู้ส่ง และถ่ายภาพไว้เมื่อทำได้ เพื่อใช้ประกอบการขอเปลี่ยนหรือเครดิตสินค้า
- ระบุว่าใครมีอำนาจรับ ปฏิเสธ และเซ็นรับ เพื่อไม่ให้ผู้ตรวจต้องตัดสินใจโดยลำพังภายใต้แรงกดดัน
หากโรงอาหารพบของเหลือทิ้งจากการสั่งหรือเตรียมเกินจำเป็น ดูแนวทางลดของเสียได้ในการจัดการขยะเศษอาหารในโรงอาหารโรงงาน
เก็บวัตถุดิบหลังตรวจรับอย่างไรให้ใช้ของเก่าก่อน?
ใช้หลักเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) คือของที่รับเข้ามาก่อนต้องถูกใช้ก่อน โดยติดป้ายวันที่รับและวันหมดอายุทุกครั้งแล้ววางของใหม่ไว้ด้านหลัง หลักนี้เริ่มจากการตรวจรับที่บันทึกวันที่ไว้ชัดเจน
- ติดป้ายทันที: ลงวันที่รับและวันหมดอายุก่อนเก็บเข้าตู้หรือชั้น
- แยกประเภท: แยกของสดและของสุก อาหารทะเลและเนื้อสัตว์ กับผักผลไม้ ไม่เก็บปนกันในตู้เดียวกันแบบไม่มีการป้องกัน
- แยกของเฉพาะกลุ่ม: ของสำหรับพนักงานที่รับประทานอาหารฮาลาลหรือมังสวิรัติควรมีที่เก็บและป้ายชัดเจน ดูแนวทางเพิ่มในอาหารฮาลาลและมังสวิรัติสำหรับพนักงาน
- ตรวจสต็อกเป็นรอบ: กำหนดวันตรวจชั้นและตู้ นำของหมดอายุหรือสภาพผิดปกติออกและบันทึกไว้
HR และจัดซื้อควรกำหนดอะไรไว้กับผู้ให้บริการโรงอาหาร?
ควรกำหนดให้ผู้ให้บริการมีขั้นตอนตรวจรับเป็นลายลักษณ์อักษร มีแบบบันทึกที่ขอดูได้ และมีข้อตกลงเรื่องการคืนหรือเปลี่ยนของ เพื่อให้ HR และจัดซื้อติดตามได้โดยไม่ต้องลงไปยืนตรวจที่หน้าครัวเอง
| หัวข้อที่ควรตกลง | ตัวอย่างสิ่งที่ควรระบุ |
|---|---|
| ขั้นตอนและผู้รับผิดชอบ | ใครเป็นผู้ตรวจรับ ใครอนุมัติของทดแทน และทำอย่างไรเมื่อผู้ตรวจไม่อยู่ |
| แบบบันทึก | รูปแบบแบบบันทึกการรับของ ความถี่ที่ส่งสรุปให้องค์กร และระยะเวลาเก็บบันทึก |
| เกณฑ์ปฏิเสธ | รายการที่ปฏิเสธทันที และวิธีแจ้งผู้ส่งกับองค์กรเมื่อมีการปฏิเสธซ้ำ |
| การคืนและเปลี่ยนของ | เงื่อนไขเปลี่ยนของ เครดิตสินค้า และเวลาที่ต้องแก้ปัญหา |
| สิ่งที่องค์กรขอดูได้ | บันทึกการรับของ รายการที่ปฏิเสธ และข้อมูลการเปลี่ยนผู้ส่งวัตถุดิบ |
ฝ่ายจัดซื้อสามารถนำหัวข้อเหล่านี้ไปใส่ในเอกสารขอข้อเสนอได้ ตามแนวทางในการเขียนเอกสารขอข้อเสนอบริหารโรงอาหารสำหรับ HR และจัดซื้อ และดูข้อควรถามอื่นเพิ่มเติมในวิธีเลือกบริษัทรับบริหารโรงอาหาร
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการตรวจรับวัตถุดิบมีอะไรบ้าง?
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือเซ็นรับก่อนตรวจ ไม่ชั่งของจริง ไม่มีบันทึก และไม่กำหนดว่าใครมีอำนาจปฏิเสธ เรื่องเหล่านี้แก้ได้ด้วยขั้นตอนที่เรียบง่ายและทำซ้ำได้
- เซ็นรับก่อนแล้วค่อยตรวจ: เมื่อผู้ส่งกลับไปแล้ว การแก้ไขจะยากขึ้นมาก ควรตรวจก่อนเซ็นเสมอ
- เชื่อตัวเลขบนใบส่งของ: ควรชั่งและนับของจริง โดยเฉพาะของที่คิดเงินตามน้ำหนัก
- จดบันทึกไม่สม่ำเสมอ: บันทึกที่ว่างเป็นช่วง ๆ ใช้ประกอบการประเมินผู้ส่งของไม่ได้
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหาร
การตรวจรับวัตถุดิบโรงอาหารควรทำโดยใคร?
ควรเป็นผู้ที่ผ่านการอบรมและได้รับมอบหมายชัดเจน เช่น หัวหน้าครัวหรือผู้ช่วย โดยมีผู้สำรองเมื่อไม่อยู่ HR และจัดซื้อไม่จำเป็นต้องตรวจเอง แต่ควรขอดูแบบบันทึกและสรุปผลเป็นรอบ
ควรตรวจรับวัตถุดิบก่อนหรือหลังเซ็นรับของ?
ควรตรวจก่อนเซ็นรับ เพราะหากพบความต่างหรือของผิดปกติ ผู้ส่งยังอยู่และแก้ไขได้ทันที การพบปัญหาหลังผู้ส่งกลับไปแล้วมักกลายเป็นข้อโต้แย้งที่ตามยาก
ถ้าวัตถุดิบมาไม่ครบหรือผิดสเปก ต้องทำอย่างไร?
ให้บันทึกความต่างบนใบส่งของ แยกของที่ไม่ผ่าน และแจ้งผู้ส่งทันทีเพื่อขอเปลี่ยนหรือขอเครดิต ของทดแทนควรผ่านการอนุมัติจากผู้รับผิดชอบก่อนรับไว้ใช้งาน
HR จะรู้ได้อย่างไรว่าโรงอาหารตรวจรับวัตถุดิบจริง?
ขอดูแบบบันทึกการรับของและรายการที่ปฏิเสธ รวมถึงขอให้ผู้ให้บริการอธิบายขั้นตอนหน้างานเมื่อขอเข้าเยี่ยมชม ควรขอดูหลักฐานที่ตรวจย้อนหลังได้ มากกว่าคำอธิบายด้วยวาจาอย่างเดียว
TJ FAVOR GROUP ตรวจรับวัตถุดิบอย่างไร?
บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปและไม่ได้อธิบายขั้นตอนภายในของบริษัท เว็บไซต์ของเรายังไม่ได้ลงรายละเอียดเรื่องนี้ หากองค์กรของคุณสนใจบริการบริหารโรงอาหาร ทีมงานยินดีพูดคุยโจทย์และตอบคำถามเรื่องการทำงานหน้าครัวโดยตรง
ปรึกษาเรื่องการบริหารโรงอาหารกับ TJ FAVOR GROUP
TJ FAVOR GROUP เป็นบริษัทบริหารจัดการโรงอาหารและจัดเลี้ยงในกรุงเทพฯ ที่มีประสบการณ์ด้านร้านอาหารกว่าเจ็ดปี หากองค์กรของคุณกำลังพิจารณาบริการโรงอาหารหรืออยากทบทวนขั้นตอนที่มีอยู่ ทีมงานพร้อมรับฟังโจทย์และให้คำปรึกษาเบื้องต้น
- LINE: @tjfavor (มี @)
- โทร: 063-878-8169 / 087-746-0044 / 096-949-6622
- เว็บไซต์: tjfavor.com
ดูรายละเอียดได้ที่หน้า บริการบริหารจัดการโรงอาหาร หน้า เกี่ยวกับเรา หรือติดต่อทีมงาน
