จ้างบริษัทบริหารโรงอาหาร (Outsource): คู่มือสำหรับฝ่าย HR และฝ่ายจัดซื้อ ตั้งแต่ขอบเขตงาน เกณฑ์เลือก สัญญา ไปจนถึงตัวชี้วัด

เขียนโดยทีมงาน TJ FAVOR GROUP

การจ้างบริษัทภายนอกบริหารโรงอาหารเป็นการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย ฝ่ายบุคคลมองเรื่องสวัสดิการและความพึงพอใจของพนักงาน ฝ่ายจัดซื้อมองเรื่องความคุ้มค่า เงื่อนไขสัญญา และความเสี่ยง บทความนี้ช่วยให้สองฝ่ายทำงานร่วมกันได้ ตั้งแต่เขียนเอกสารขอเสนอราคาจนถึงติดตามผลหลังเริ่มบริการ เนื้อหาส่วนใหญ่เป็นแนวทางทั่วไป ส่วนที่เป็นข้อมูลของ TJ FAVOR GROUP มาจากเว็บไซต์และระบุไว้ชัดเจน

การจ้างบริหารโรงอาหาร (Outsource) คืออะไร และให้ประโยชน์อะไรกับองค์กร?

คือการมอบหมายให้ผู้ให้บริการภายนอกดูแลงานโรงอาหารประจำ ตั้งแต่วางเมนู จัดหาวัตถุดิบ ปรุงอาหาร ไปจนถึงเสิร์ฟและดูแลความสะอาด องค์กรจึงมุ่งเน้นธุรกิจหลักได้มากขึ้น ตามที่เว็บไซต์ TJ FAVOR GROUP ระบุ ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ ได้แก่ สวัสดิการที่ดีสำหรับพนักงาน ความพึงพอใจต่อองค์กรที่เพิ่มขึ้น ลดเวลาที่พนักงานต้องออกไปทานอาหารด้านนอก และเปิดโอกาสให้พนักงานได้ใช้เวลาร่วมกัน

ก่อนทำเอกสารขอเสนอราคา (RFP/TOR) ฝ่าย HR และจัดซื้อควรตกลงอะไรกันก่อน?

ควรตกลงให้ชัดในห้าเรื่อง คือ เป้าหมาย จำนวนผู้ใช้บริการและกะการทำงาน สภาพพื้นที่และอุปกรณ์เดิม รูปแบบการคิดค่าบริการ และผู้ตัดสินใจ (แนวทางทั่วไป)

• เป้าหมาย: ต้องการยกระดับสวัสดิการ ลดภาระภายใน หรือปรับปรุงโรงอาหารเดิม
• ผู้ใช้บริการและกะ: พนักงานกะกลางวัน กะดึก และงานล่วงเวลา ต้องการอาหารกี่มื้อและช่วงเวลาใด
• พื้นที่และอุปกรณ์: ครัว โรงอาหาร และเครื่องมือที่มี ใครเป็นผู้ดูแลหรือลงทุนเพิ่ม
• รูปแบบค่าบริการ: คิดต่อมื้อต่อคน คิดแบบต้นทุนบวกค่าบริหาร หรือรูปแบบอื่น ควรให้ผู้เสนอราคาใช้รูปแบบเดียวกันเพื่อเปรียบเทียบได้
• ผู้ตัดสินใจ: ใครมีสิทธิ์อนุมัติเมนู การปรับราคา และการแก้ปัญหาหน้างาน

ขอบเขตงานในสัญญาบริหารโรงอาหารควรระบุอะไรบ้าง?

ควรระบุให้ครบตั้งแต่เมนูจนถึงการเก็บขยะ เพื่อลดข้อโต้แย้งภายหลัง ตัวอย่างหัวข้อที่ควรมีใน TOR (แนวทางทั่วไป) ได้แก่

• การวางเมนู ความถี่ในการเปลี่ยนเมนู และการรองรับผู้แพ้อาหาร มังสวิรัติ และฮาลาล
• การจัดหาและเก็บรักษาวัตถุดิบ การปรุง และการเสิร์ฟ
• จำนวนและคุณสมบัติของบุคลากร การอบรม และชุดปฏิบัติงาน
• การทำความสะอาด การจัดการขยะ และการควบคุมสัตว์และแมลงพาหะ
• การดูแลอุปกรณ์ครัวและค่าสาธารณูปโภค ใครรับผิดชอบส่วนใด
• ร้านค้าสวัสดิการหรือบริการเสริม หากองค์กรต้องการ

ควรประเมินผู้เสนอราคาบริหารโรงอาหารด้วยเกณฑ์อะไร?

ใช้ตารางเกณฑ์เดียวกันกับทุกราย และให้น้ำหนักตามความสำคัญขององค์กร อย่าตัดสินจากราคาถูกเพียงอย่างเดียว เพราะค่าใช้จ่ายแฝงหรือคุณภาพที่ไม่คงที่ อาจทำให้ภาพรวมแพงกว่า (แนวทางทั่วไป)

• ประสบการณ์และผลงานอ้างอิง: ขอตัวอย่างงานที่ตรวจสอบได้ และขอพูดคุยกับลูกค้าเดิมหากทำได้
• แผนบุคลากร: โครงสร้างทีม ผู้ดูแลหน้างาน และแผนสำรองเมื่อพนักงานขาด
• ข้อเสนอเมนู: ตัวอย่างเมนูหมุนเวียน การดูแลโภชนาการ และการรับฟังความเห็นพนักงาน
• ความปลอดภัยอาหาร: ขั้นตอนที่ทำจริงและหลักฐานที่ขอดูได้
• ความโปร่งใสของราคา: แยกรายการชัดเจน ระบุสิ่งที่รวมและไม่รวม และเงื่อนไขการปรับราคา

ควรถามเรื่องความปลอดภัยอาหารกับผู้ให้บริการโรงอาหารอย่างไร?

ถามถึงสิ่งที่ปฏิบัติจริงและขอดูหลักฐาน มากกว่าฟังคำกล่าวอ้าง ข้อต่อไปนี้เป็นคำถามทั่วไปที่ใช้ได้กับผู้ให้บริการทุกราย ไม่ใช่การกล่าวอ้างของ TJ FAVOR GROUP

• ผู้สัมผัสอาหารได้รับการอบรมและตรวจสุขภาพอย่างไร มีบันทึกให้ตรวจสอบหรือไม่
• จัดซื้อ รับ และเก็บวัตถุดิบอย่างไร ตรวจสอบอุณหภูมิและวันหมดอายุอย่างไร
• แยกอาหารดิบกับอาหารสุก และจัดการสารก่อภูมิแพ้อย่างไร มีตารางทำความสะอาดและมีผู้ตรวจสอบหรือไม่
• หากเกิดเหตุอาหารไม่ปลอดภัย มีขั้นตอนแจ้งและแก้ไขอย่างไร
• หากผู้ให้บริการอ้างว่าได้มาตรฐานใด เช่น GMP หรือ HACCP ให้ขอดูเอกสารจริงและขอบเขตที่ได้รับการรับรอง

หากต้องการอ่านภาพรวมข้อกำหนดด้านสุขอนามัยโรงอาหาร อ่านเพิ่มได้ที่บทความ มาตรฐานสุขอนามัยโรงอาหารในไทย

สัญญาจ้างบริหารโรงอาหารควรมีข้อกำหนดอะไรบ้าง?

นอกจากขอบเขตงานและราคา ควรมีกลไกติดตามและทางออกเมื่อมีปัญหา ข้อต่อไปนี้เป็นแนวทางทั่วไป ควรให้ฝ่ายกฎหมายขององค์กรตรวจสอบก่อนลงนาม

• ระยะเวลาสัญญา เงื่อนไขการต่ออายุ และการบอกเลิกสัญญา
• ตัวชี้วัดผลงานและวิธีวัดผล พร้อมผลที่ตามมาเมื่อไม่ถึงเป้า
• สิทธิ์ขององค์กรในการเข้าตรวจครัวและเอกสารเมื่อแจ้งล่วงหน้า
• เงื่อนไขการทบทวนราคาเมื่อต้นทุนวัตถุดิบเปลี่ยน
• ประกันภัยและความรับผิดชอบเมื่อเกิดความเสียหาย
• การใช้ผู้รับเหมาช่วง และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน
• การส่งมอบพื้นที่ อุปกรณ์ และข้อมูลเมื่อสิ้นสุดสัญญา

ตัวชี้วัด (KPI) ของโรงอาหารควรมีอะไรบ้าง?

เลือกตัวชี้วัดที่วัดได้จริงและเกี่ยวกับประสบการณ์ของพนักงาน แล้วตกลงเป้าหมายเป็นตัวเลขร่วมกันในสัญญา (แนวทางทั่วไป) ตัวอย่างเช่น

• ความพึงพอใจของพนักงานจากแบบสำรวจ
• ความรวดเร็วในการตอบและแก้ไขข้อร้องเรียน
• ความหลากหลายและการหมุนเวียนเมนู
• ผลการตรวจสุขอนามัยภายในและโดยหน่วยงานภายนอก
• ปริมาณอาหารเหลือทิ้ง

ช่วงเปลี่ยนผู้ให้บริการ ควรเตรียมอะไรให้การส่งมอบงานราบรื่น?

วางแผนช่วงเปลี่ยนผ่านล่วงหน้า เพื่อไม่ให้พนักงานขาดมื้ออาหาร (แนวทางทั่วไป) เริ่มจากสำรวจพื้นที่ร่วมกัน ตรวจนับและบันทึกสภาพอุปกรณ์ ตกลงวันเริ่มบริการและช่องทางแจ้งปัญหา ช่วงแรกควรมีผู้ประสานงานทั้งสองฝ่ายอยู่หน้างาน เก็บความเห็นพนักงาน และนัดประชุมทบทวนผลเป็นระยะ

TJ FAVOR GROUP ให้บริการบริหารโรงอาหารอย่างไร ตามที่ระบุบนเว็บไซต์?

เว็บไซต์ระบุว่ารับบริหารโรงอาหารสำหรับโรงงาน ออฟฟิศ และโรงเรียน ข้อมูลต่อไปนี้นำมาจากหน้าบริการบริหารจัดการโรงอาหารบน tjfavor.com

• มีบริการร้านค้าสวัสดิการควบคู่กับการบริหารโรงอาหาร
• ระบุว่ามีขนาดผู้ใช้บริการขั้นต่ำสำหรับการเริ่มบริการ และมีราคาเริ่มต้นต่อมื้อต่อคน ซึ่งดูรายละเอียดได้ที่หน้าบริการ
• ให้คำปรึกษาและใบเสนอราคาโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนความปลอดภัยอาหาร เอกสารที่ขอดูได้ ตัวอย่างผลงาน และเงื่อนไขสัญญา กรุณาติดต่อสอบถามทีมงานโดยตรง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจ้างบริหารโรงอาหาร

ฝ่ายไหนควรเป็นผู้นำเมื่อจะจ้างบริหารโรงอาหาร?

ควรทำร่วมกัน ฝ่ายบุคคลดูแลเป้าหมายด้านสวัสดิการและความพึงพอใจของพนักงาน ส่วนฝ่ายจัดซื้อดูแลเกณฑ์เปรียบเทียบ ราคา และสัญญา โดยมีผู้ปฏิบัติงานหน้างานร่วมให้ข้อมูล

RFP หรือ TOR สำหรับโรงอาหารควรมีอะไรบ้าง?

ควรมีเป้าหมาย จำนวนผู้ใช้บริการและกะ ขอบเขตงานตั้งแต่เมนูถึงการจัดการขยะ เกณฑ์ประเมิน ตัวชี้วัด และรูปแบบการเสนอราคา เพื่อให้ทุกรายเสนอในกรอบเดียวกัน เป็นแนวทางทั่วไป

ควรขอเอกสารอะไรจากผู้ให้บริการโรงอาหารก่อนตัดสินใจ?

ขอตัวอย่างงานอ้างอิง แผนบุคลากร ตัวอย่างเมนู ขั้นตอนความปลอดภัยอาหารที่ปฏิบัติจริง และใบเสนอราคาแยกรายการ หากผู้ให้บริการอ้างถึงมาตรฐานใด ควรขอดูเอกสารจริง

จะวัดผลงานของผู้บริหารโรงอาหารได้อย่างไร?

ใช้ตัวชี้วัดที่ตกลงกันในสัญญา เช่น ความพึงพอใจจากแบบสำรวจ การตอบข้อร้องเรียน ผลตรวจสุขอนามัย และความหลากหลายของเมนู พร้อมประชุมทบทวนผลเป็นระยะ

ขอใบเสนอราคาบริการบริหารโรงอาหารจาก TJ FAVOR GROUP ได้อย่างไร?

ติดต่อทีมงานทางโทรศัพท์หรือ LINE @tjfavor หรือกรอกแบบฟอร์มสอบถามบนหน้าบริการบริหารจัดการโรงอาหารของเว็บไซต์ แจ้งประเภทสถานที่ จำนวนผู้ใช้บริการ และความต้องการเบื้องต้น ทีมงานจะติดต่อกลับ

ขอคำปรึกษาและใบเสนอราคาบริการบริหารโรงอาหารกับ TJ FAVOR GROUP

หากองค์กรของคุณกำลังพิจารณาจ้างบริหารโรงอาหาร ส่งข้อมูลสถานที่และความต้องการเบื้องต้นมาให้เรา ทีมงานยินดีให้คำปรึกษาและจัดทำใบเสนอราคาที่เหมาะกับองค์กร

• LINE: @tjfavor (มี @)
• โทร: 063-878-8169 / 087-746-0044 / 096-949-6622
• อีเมล: tjfavorgroup@gmail.com
• เว็บไซต์: tjfavor.com

ดูรายละเอียดบริการได้ที่หน้า บริการบริหารจัดการโรงอาหาร หรือติดต่อทีมงาน และอ่านบทความที่เกี่ยวข้อง วางเมนูอาหารพนักงานโรงงาน และ บริการจัดเลี้ยงอาหารโรงงานในไทย