ควรรวม Soft Services กับโรงอาหารไว้ที่ผู้รับเหมารายเดียวไหม ข้อดี ความเสี่ยง และเช็กลิสต์ก่อนเปลี่ยน

เขียนโดยทีมงาน TJ FAVOR GROUP

หลายองค์กรเริ่มถามว่า ควรให้ผู้รับเหมารายเดียวดูแลทั้งงานทำความสะอาด แม่บ้าน แพนทรี การเก็บขยะทั่วไป และการบริหารโรงอาหารหรือไม่ แทนการจ้างแยกหลายราย เพราะเหนื่อยกับการประสานงานไปมาและปัญหาที่ตกหล่นระหว่างทีม บทความนี้สรุปข้อดี ความเสี่ยง รูปแบบสัญญา การเขียน SLA คำถามที่ควรถาม และเช็กลิสต์เปลี่ยนผ่าน สำหรับฝ่ายบุคคล ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายอาคาร เนื้อหาเป็นแนวทางทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย และไม่ใช่คำแนะนำด้านการจัดซื้อตามระเบียบขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง

ผู้รับเหมารายเดียวสำหรับ Soft Services และโรงอาหาร หมายถึงอะไร?

หมายถึงการให้ผู้รับเหมาหลักหนึ่งรายรับผิดชอบงานบริการที่ไม่ใช่งานระบบอาคาร เช่น ทำความสะอาด แม่บ้าน แพนทรี และโรงอาหาร ภายใต้สัญญาหลักและผู้ประสานงานหลักชุดเดียว ผู้รับเหมาอาจทำเองทุกงาน หรือจ้างผู้รับเหมาช่วงบางงานก็ได้

ในภาษาอังกฤษมักเรียกว่า single vendor, master vendor หรือ Integrated Facility Management (IFM) หากยังไม่แน่ใจว่า Soft Services ครอบคลุมอะไร อ่านภาพรวมในSoft Services คืออะไร บริการ FM ฝั่งโรงอาหารและแพนทรีก่อน บทความนี้ต่อจากจุดนั้น โดยตอบคำถามเชิงตัดสินใจว่าควรรวมหรือควรแยก

ทำไมองค์กรเริ่มรวม Soft Services กับบริหารโรงอาหารไว้ที่เดียว?

เหตุผลหลักคือรอยต่อระหว่างงาน โรงอาหารเป็นจุดที่งานหลายประเภทมาเจอกัน ทั้งอาหาร ความสะอาดพื้นที่ส่วนกลาง เศษอาหาร และการควบคุมแมลง เมื่อแต่ละงานเป็นของคนละบริษัท ปัญหาเล็ก ๆ มักไม่มีเจ้าของ

• พื้นหน้าไลน์อาหารเปียกหลังช่วงพักกลางวัน ทีมครัวบอกว่าเป็นงานแม่บ้าน ทีมแม่บ้านบอกว่ายังไม่ถึงรอบ
• ถังเศษอาหารเต็มก่อนรอบเก็บ เพราะรอบเก็บขยะไม่สัมพันธ์กับรอบเสิร์ฟของแต่ละกะ
• แพนทรีชั้นสำนักงานขาดของ แต่ไม่ชัดว่าเป็นงานของผู้ดูแลแพนทรีหรือแม่บ้านประจำชั้น

ผู้รับผิดชอบหลักรายเดียวไม่ได้ทำให้ปัญหาหายไป แต่ทำให้รู้ว่าใครต้องปิดเรื่อง

ข้อดีและความเสี่ยงของการใช้ผู้รับเหมารายเดียว มีอะไรบ้าง?

ข้อดีคือการประสานงานง่ายขึ้นและรายงานเป็นชุดเดียว ส่วนความเสี่ยงคือการพึ่งพาผู้รับเหมารายเดียวมากเกินไป และความชำนาญบางงานอาจบางลง องค์กรควรชั่งทั้งสองด้านกับบริบทของไซต์ตัวเอง

ไซต์ที่มีหลายอาคาร หลายกะ และโรงอาหารขนาดใหญ่ มักได้ประโยชน์จากการลดรอยต่อ ส่วนองค์กรที่พอใจกับผู้รับเหมาเดิมบางรายอยู่แล้ว อาจรวมเฉพาะบางงาน

รูปแบบสัญญาที่พบบ่อยมีแบบไหนบ้าง?

รูปแบบที่พบบ่อยมีสามแบบ คือจ้างแยกรายบริการ ใช้ผู้รับเหมาหลักที่มีผู้รับเหมาช่วง และใช้ผู้รับเหมาที่ทำเองทุกบริการ

• จ้างแยกรายบริการ: แต่ละงานมีสัญญาของตัวเอง องค์กรเป็นผู้ประสานงานกลาง เหมาะเมื่อทีมอาคารมีเวลาติดตามงาน
• ผู้รับเหมาหลักกับผู้รับเหมาช่วง (master vendor): มีสัญญาหลักฉบับเดียว ผู้รับเหมาหลักจ้างผู้ชำนาญบางงานต่อ องค์กรควรขอรายชื่อผู้รับเหมาช่วงและสิทธิ์อนุมัติการเปลี่ยน
• ผู้รับเหมาที่ทำเองทุกบริการ (integrated): ใช้ทีมและระบบของตัวเองทั้งหมด คุมแนวทางเดียวกันได้ง่าย แต่ต้องตรวจความพร้อมของทุกงานอย่างละเอียด

รูปแบบผสมก็ทำได้ เช่น ให้ผู้ดูแลโรงอาหารรับงานแพนทรีด้วย แต่คงงานทำความสะอาดอาคารไว้กับผู้รับเหมาเดิม

SLA ควรเขียนอย่างไร เมื่อรวมหลายบริการไว้ด้วยกัน?

ควรมีสัญญาหลักฉบับเดียว แต่แยก SLA รายบริการ เพื่อไม่ให้ผลงานที่ดีของงานหนึ่งไปกลบปัญหาของอีกงาน และควรมีแผนที่โซนที่บอกว่าใครรับผิดชอบพื้นที่ใด ในช่วงเวลาใด

ทุกบริการควรใช้ช่องทางแจ้งปัญหาเดียวกัน มีเวลาตอบสนองที่ตกลงกัน และมีรายงานที่อ่านรวมกันได้ แนวทางเขียนขอบเขตงานโรงอาหารดูเพิ่มในคู่มือจ้างบริหารโรงอาหารสำหรับฝ่ายบุคคลและจัดซื้อ งานทำความสะอาดครัวเชิงลึกดูในทำความสะอาดครัวโรงอาหารเชิงลึก และแนวคิดเรื่องเศษอาหารดูในการจัดการขยะเศษอาหารโรงอาหาร

ฝ่ายบุคคล ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายอาคาร ควรพิจารณาอะไรก่อนตัดสินใจ?

ควรเริ่มจากปัญหาจริงของไซต์ ไม่ใช่จากความอยากลดจำนวนสัญญา ถ้าปัญหาหลักอยู่ที่รอยต่อระหว่างงาน การรวมอาจช่วยได้ ถ้าปัญหาอยู่ที่คุณภาพของงานใดงานหนึ่ง การเปลี่ยนผู้รับเหมาเฉพาะงานนั้นอาจตรงจุดกว่า

• ฝ่ายบุคคล: เป้าหมายสวัสดิการ ความพึงพอใจของพนักงาน และช่องทางรับฟังความเห็น ดูแนวทางในแบบสำรวจความพึงพอใจโรงอาหาร
• ฝ่ายจัดซื้อ: เกณฑ์เปรียบเทียบข้อเสนอ การแยกค่าบริการรายบริการ และเงื่อนไขการแยกบริการออกภายหลัง
• ฝ่ายอาคาร: แผนที่โซน รอบงานตามกะ จุดส่งต่องาน และทีมสำรองเมื่อคนไม่มา

คำถามที่ควรถามผู้รับเหมาหลักก่อนเซ็นสัญญา

คำถามที่ดีควรทำให้เห็นว่าผู้รับเหมาบริหารหลายงานพร้อมกันได้จริงอย่างไร ไม่ใช่แค่มีรายชื่อบริการยาว

• บริการใดทำเอง บริการใดใช้ผู้รับเหมาช่วง และองค์กรมีสิทธิ์อนุมัติผู้รับเหมาช่วงหรือไม่
• ผู้ประสานงานหลักคือใคร มีอำนาจตัดสินใจแค่ไหน และใครสำรองเมื่อไม่อยู่
• วางรอบทำความสะอาดให้สัมพันธ์กับรอบเสิร์ฟของแต่ละกะอย่างไร
• รายงานรวมมีข้อมูลอะไร และแยกผลรายบริการได้หรือไม่
• หากต้องแยกบางบริการออกในภายหลัง ทำได้หรือไม่ และส่งมอบงานอย่างไร
• เคยดูแลไซต์ที่มีโรงอาหารและหลายกะหรือไม่ ขอดูตัวอย่างแผนงานหรือรูปแบบรายงานได้หรือไม่

แนวคิดการคัดเลือกผู้ให้บริการฝั่งอาหาร ดูเพิ่มในวิธีเลือกผู้ให้บริการโรงอาหาร

เปลี่ยนจากหลายผู้รับเหมาเป็นรายเดียว ควรทำตามเช็กลิสต์ใด?

การเปลี่ยนทีละบริการมักควบคุมความเสี่ยงได้ง่ายกว่าการเปลี่ยนทั้งหมดพร้อมกัน เพราะองค์กรได้เห็นผลงานจริงก่อนขยายขอบเขต

1. ตรวจวันสิ้นสุดและเงื่อนไขการบอกเลิกของสัญญาเดิมทุกฉบับ
2. ทำแผนที่โซนและรอบงานปัจจุบัน พร้อมรายการปัญหาที่เกิดซ้ำ
3. เลือกบริการแรกที่จะรวม มักเป็นงานที่ติดกับโรงอาหาร เช่น ความสะอาดพื้นที่นั่งและจุดคืนภาชนะ
4. กำหนดช่วงส่งมอบงานที่ทีมเดิมกับทีมใหม่ทำงานทับซ้อนกันสั้น ๆ
5. ส่งมอบรายการอุปกรณ์ กุญแจ และบัตรผ่าน
6. สื่อสารกับพนักงานว่าช่องทางแจ้งปัญหาใหม่คืออะไร
7. ติดตามผลช่วงสัปดาห์แรกอย่างใกล้ชิด แล้วจึงพิจารณาขยายบริการถัดไป

ขั้นตอนเปลี่ยนผู้ให้บริการฝั่งโรงอาหารโดยละเอียด ดูเช็กลิสต์เปลี่ยนผู้ให้บริการโรงอาหาร

แพนทรีควรอยู่กับผู้ดูแลโรงอาหาร หรือทีมแม่บ้าน?

ขึ้นกับว่างานหลักของแพนทรีคืออะไร ถ้าเน้นจัดหาเครื่องดื่มและของว่าง ทีมที่ดูแลอาหารอาจต่อเนื่องกว่า ถ้าเน้นล้างแก้วและเช็ดพื้นที่ ทีมแม่บ้านประจำชั้นอาจอยู่ใกล้กว่า ควรเขียนให้ชัดว่าใครเติมของและใครทำความสะอาด ดูเพิ่มในบริหารจัดการแพนทรีออฟฟิศ สำหรับฝ่ายบุคคลและจัดซื้อ และบริการแพนทรีออฟฟิศ คู่มือสำหรับ HR และจัดซื้อ

คำถามที่พบบ่อย

ใช้ผู้รับเหมารายเดียว ช่วยลดค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?

ไม่เสมอไป บางองค์กรลดงานประสานงานและงานเอกสารได้ แต่ค่าบริการขึ้นกับขอบเขตงานและรูปแบบสัญญา ควรเปรียบเทียบข้อเสนอจากขอบเขตงานชุดเดียวกัน และขอให้แยกค่าบริการรายบริการ

ถ้าผู้รับเหมาหลักใช้ผู้รับเหมาช่วง ใครรับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหา?

องค์กรควรเขียนในสัญญาให้ชัดว่าผู้รับเหมาหลักเป็นผู้รับผิดชอบต่อองค์กร รวมถึงงานที่จ้างช่วงไป และควรขอรายชื่อผู้รับเหมาช่วงพร้อมสิทธิ์อนุมัติการเปลี่ยนก่อนเริ่มงาน เรื่องนี้ควรให้ฝ่ายกฎหมายขององค์กรตรวจทาน

ควรรวมทุกบริการพร้อมกัน หรือทีละบริการ?

การรวมทีละบริการมักควบคุมความเสี่ยงได้ง่ายกว่า เพราะองค์กรได้เห็นผลงานจริงก่อนขยายขอบเขต งานที่ติดกับโรงอาหารมักเป็นจุดเริ่มที่เห็นผลชัด

Soft Services กับ Integrated Facility Management ต่างกันอย่างไร?

Soft Services คือกลุ่มงานบริการที่ดูแลคนและพื้นที่ เช่น ทำความสะอาด แม่บ้าน แพนทรี และอาหาร ส่วน Integrated Facility Management คือรูปแบบการจ้างที่รวมหลายงานไว้กับผู้รับเหมารายเดียว ซึ่งอาจรวมงานระบบอาคารด้วย

TJ FAVOR GROUP รับงาน Soft Services ทั้งหมดหรือไม่?

เว็บไซต์ระบุบริการหลักคือการบริหารจัดการโรงอาหาร อาหารพนักงาน และการจัดเลี้ยง ยังไม่ได้ระบุงานทำความสะอาด แม่บ้าน หรือ Soft Services อื่นเป็นบริการหลัก หากองค์กรกำลังวางแผนให้โรงอาหารทำงานประสานกับทีมบริการอื่น ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้น

ติดต่อทีมงาน

TJ FAVOR GROUP เป็นบริษัทในกรุงเทพฯ มีประสบการณ์ด้านร้านอาหารมากว่าเจ็ดปี มีร้านอาหารสิบสาขา และให้บริการบริหารจัดการโรงอาหาร อาหารพนักงาน และการจัดเลี้ยง มีสายด่วนตลอดยี่สิบสี่ชั่วโมง เว็บไซต์ยังไม่ได้ระบุงานทำความสะอาดหรือ Soft Services อื่นเป็นบริการหลัก หากองค์กรกำลังวางแผนให้โรงอาหารทำงานประสานกับทีมบริการอื่น ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้น ดูบริการบริหารจัดการโรงอาหาร อ่านเกี่ยวกับเรา หรือติดต่อทีมงาน

โทร 063-878-8169 / 087-746-0044 / 096-949-6622
LINE @tjfavor