กระเช้าปีใหม่องค์กร วางแผนอย่างไร? คู่มือของขวัญปีใหม่ให้พนักงานและลูกค้า สำหรับ HR และจัดซื้อ

เขียนโดยทีมงาน TJ FAVOR GROUP

ช่วงปลายปี คำว่า กระเช้าปีใหม่องค์กร เป็นเรื่องที่ฝ่ายบุคคล (HR) ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายขายต้องเริ่มคุยกัน เพราะต้องเตรียมของขวัญปีใหม่ทั้งให้พนักงาน ลูกค้า และคู่ค้าในเวลาที่จำกัด ขณะที่ร้านค้าและผู้ผลิตก็รับงานเต็มในช่วงเดียวกัน บทความนี้รวบรวมวิธีวางแผน การกำหนดงบแบบเป็นขั้นตอน เรื่องความปลอดภัยและอายุของอาหาร อาหารฮาลาลและอาหารเฉพาะกลุ่ม บรรจุภัณฑ์ การจัดส่ง และคำถามที่ควรถามผู้รับจัดกระเช้า เพื่อให้ของขวัญที่ส่งออกไปสร้างความประทับใจโดยไม่มีปัญหาตามมา เนื้อหาเป็นแนวทางทั่วไปสำหรับการวางแผน

กระเช้าปีใหม่องค์กรคืออะไร และทำไมหลายบริษัทยังให้กันทุกปี?

กระเช้าปีใหม่องค์กร (Corporate New Year Gift Basket) คือชุดของขวัญที่บริษัทจัดเตรียมเพื่อขอบคุณพนักงาน ลูกค้า และคู่ค้าในช่วงเทศกาลปีใหม่ อาจเป็นกระเช้าแบบดั้งเดิม กล่องของขวัญ (Gift Set) หรือชุดอาหารและเครื่องดื่มที่จัดตามธีมขององค์กร

เหตุผลที่หลายบริษัทยังให้กันทุกปี เพราะเป็นโอกาสขอบคุณที่ทุกคนเข้าใจตรงกัน ช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าและคู่ค้า และเป็นสวัสดิการเล็ก ๆ ที่พนักงานจับต้องได้ สำหรับโรงงานที่มีพนักงานหลายกะ ของขวัญที่แจกถึงมือทุกคนอย่างทั่วถึงยังช่วยสื่อสารว่าบริษัทเห็นความสำคัญของทุกคน ไม่ใช่เฉพาะพนักงานสำนักงาน ดูแนวคิดสวัสดิการพนักงานกะเพิ่มเติมได้ในสวัสดิการอาหารพนักงานกะในโรงงาน

ของขวัญปีใหม่ให้พนักงานกับให้ลูกค้า ควรต่างกันอย่างไร?

ของขวัญปีใหม่ให้พนักงานควรเน้นความทั่วถึง ใช้ได้จริง และแจกได้สะดวก ส่วนของขวัญปีใหม่ให้ลูกค้าและคู่ค้าควรเน้นความประณีต ภาพลักษณ์ขององค์กร และการส่งถึงผู้รับตรงเวลา การแยกโจทย์ตั้งแต่ต้นช่วยให้เลือกสินค้าและงบได้เหมาะกว่าใช้ชุดเดียวกับทุกคน

วางแผนกระเช้าปีใหม่องค์กรอย่างไรให้ทันและไม่เกินงบ?

วางแผนให้ทันโดยเริ่มเร็ว แบ่งกลุ่มผู้รับ กำหนดงบต่อชุดของแต่ละกลุ่ม แล้วรวมค่าใช้จ่ายแฝงก่อนขออนุมัติ ช่วงปลายปีผู้รับจัดกระเช้าและผู้ผลิตบรรจุภัณฑ์มีคิวแน่น หากสั่งช้าอาจได้สินค้าไม่ครบหรือส่งไม่ทันวันที่ต้องการ

ขั้นตอนวางแผนแบบย่อ

1. รวบรวมรายชื่อผู้รับ: แยกเป็นพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า และผู้บริหารหรือบุคคลสำคัญ พร้อมที่อยู่และชื่อผู้ประสานงาน
2. ตั้งงบเป็นขั้น: กำหนดงบต่อชุดของแต่ละกลุ่ม แทนการตั้งงบก้อนเดียวแล้วค่อยหาของ วิธีนี้ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพและอนุมัติง่ายขึ้น
3. รวมค่าใช้จ่ายแฝง: เช่น บรรจุภัณฑ์ การ์ด ริบบิ้นหรือโลโก้ ค่าจัดส่ง ภาษี และชุดสำรองกรณีรายชื่อเพิ่ม
4. เลือกรูปแบบและขอตัวอย่าง: ขอดูชุดตัวอย่างจริงก่อนสั่งจำนวนมาก เพื่อตรวจขนาด น้ำหนัก และความเรียบร้อย
5. ล็อกวันส่งและวันแจก: วางวันแจกให้ไม่ชนกับวันหยุดยาว และเผื่อเวลาสำหรับแก้ปัญหา
6. เก็บเอกสารให้ครบ: ใบกำกับภาษี หลักฐานการรับของ และใบเสนอราคาฉบับที่อนุมัติ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีปิดงานได้เร็ว

หากบริษัทจัดงานเลี้ยงปีใหม่ด้วย อาจวางแผนแจกของขวัญในงานเลี้ยงเพื่อประหยัดเวลาแจก ดูแนวทางได้ในจัดเลี้ยงงานปีใหม่บริษัท

เลือกอาหารในกระเช้าอย่างไรให้ปลอดภัยและมีอายุพอ?

เลือกอาหารที่มีฉลากครบ บรรจุภัณฑ์อยู่ในสภาพดี เก็บได้ที่อุณหภูมิห้อง และมีอายุเหลือนานพอให้ผู้รับใช้ได้หลังเทศกาล คำแนะนำของสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) สำหรับกระเช้าปีใหม่สรุปได้ดังนี้

• กระเช้าที่จัดสำเร็จควรมีฉลากภาษาไทยที่อ่านง่าย แสดงรายการอาหารที่จัดรวมไว้ ชื่อหรือชนิดของอาหาร และวันหมดอายุหรือควรบริโภคก่อนของแต่ละรายการ
• ไม่ควรแกะฉลากรวมออกก่อนมอบให้ผู้รับ เพื่อให้ผู้รับตรวจรายการและวันหมดอายุได้
• หากจัดเอง อาหารกระป๋องต้องไม่บุบ ไม่โป่ง ไม่รั่ว ไม่เป็นสนิม และฉลากแต่ละชิ้นควรมีชื่อผู้ผลิตหรือผู้นำเข้า ส่วนประกอบ วันหมดอายุ และเลขสารบบอาหาร
• อย. แนะนำให้พิจารณาผลิตภัณฑ์ที่มีสัญลักษณ์ทางเลือกสุขภาพ (Healthier Choice) ซึ่งลดน้ำตาล โซเดียม หรือไขมัน

นอกจากนี้ สภาองค์กรของผู้บริโภคแนะนำให้หลีกเลี่ยงอาหารที่ต้องแช่เย็นและไม่ควรใส่เครื่องดื่มแอลกอฮอล์รวมกับอาหาร ในบริบทองค์กร ของสดหรือขนมที่ต้องแช่เย็นอาจเสียระหว่างรอแจกหรือรอผู้รับเข้าออฟฟิศ จึงควรเลือกเมื่อส่งถึงมือผู้รับได้ทันทีเท่านั้น ส่วนของที่ผลิตเอง เช่น ขนมอบหรือน้ำพริก ควรผลิตในสถานที่ที่ถูกสุขลักษณะและมีฉลากชัดเจน อ่านหลักสุขอนามัยเพิ่มเติมได้ในมาตรฐานสุขอนามัยโรงอาหารในไทย

อาหารฮาลาล มังสวิรัติ และผู้แพ้อาหาร ต้องคิดอะไรบ้าง?

ถ้าผู้รับมีความหลากหลาย ควรมีชุดทางเลือกที่ชัดเจนแทนการใช้ชุดเดียวกับทุกคน โดยเฉพาะโรงงานที่มีพนักงานมุสลิม พนักงานที่ทานมังสวิรัติหรือเจ และผู้ที่แพ้อาหาร

• ฮาลาล: เลือกสินค้าที่มีเครื่องหมายฮาลาลบนฉลาก ไม่ใส่ผลิตภัณฑ์ที่มีแอลกอฮอล์หรือส่วนผสมจากสุกร และแยกบรรจุชุดฮาลาลออกจากชุดอื่นตั้งแต่ขั้นตอนจัดกระเช้า
• มังสวิรัติและเจ: ตรวจส่วนประกอบที่มักแฝงอยู่ เช่น น้ำมันหอย ผงปรุงรส หรือเจลาติน
• ผู้แพ้อาหาร: ระบุสารก่อภูมิแพ้ที่พบบ่อย เช่น ถั่ว นม ไข่ อาหารทะเล และแป้งสาลี ไว้ในรายการสินค้า
• สุขภาพ: สำหรับผู้ใหญ่หรือผู้ที่ดูแลสุขภาพ ชุดที่เน้นชา ธัญพืช หรือผลไม้อบแห้งแบบไม่เติมน้ำตาลมักได้รับการตอบรับดี

ดูแนวทางการวางเมนูสำหรับพนักงานที่มีข้อจำกัดด้านอาหารเพิ่มเติมได้ในอาหารฮาลาล มังสวิรัติ และอาหารเฉพาะกลุ่มในโรงอาหาร

บรรจุภัณฑ์และการจัดส่งหลายสาขาควรวางแผนอย่างไร?

บรรจุภัณฑ์ควรแข็งแรง ขนส่งง่าย และสะท้อนภาพลักษณ์ขององค์กร ส่วนการจัดส่งควรมีรายชื่อ ที่อยู่ และผู้รับปลายทางที่ยืนยันแล้วทุกจุด

• เลือกบรรจุภัณฑ์ที่ใช้ซ้ำได้: เช่น ตะกร้าสาน กล่องผ้า หรือกล่องกระดาษแข็ง จะลดขยะและผู้รับนำไปใช้ต่อได้ สอดคล้องกับนโยบายความยั่งยืนของหลายองค์กร
• ใส่โลโก้และการ์ดอย่างพอดี: การ์ดข้อความในนามองค์กรหรือการ์ดเขียนชื่อผู้รับ ทำให้ของขวัญดูตั้งใจมากกว่าการใส่โลโก้ขนาดใหญ่
• เตรียมไฟล์รายชื่อจัดส่ง: ระบุชื่อผู้รับ แผนก ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ และช่วงเวลารับของ โดยเฉพาะโรงงานที่ต้องผ่านจุดรักษาความปลอดภัย
• ระวังความร้อนระหว่างขนส่ง: ช็อกโกแลตและขนมบางชนิดละลายง่าย ควรวางแผนรอบส่งและหลีกเลี่ยงการทิ้งไว้ในรถหรือจุดที่โดนแดด
• ขอหลักฐานการส่ง: เช่น ภาพถ่ายหรือลายเซ็นผู้รับ เพื่อตามงานได้ง่ายเมื่อมีของตกหล่น

นโยบายงดรับของขวัญ (No Gift Policy) ต้องเช็กอะไร?

ก่อนส่งของขวัญให้ลูกค้าหรือคู่ค้า ควรเช็กว่าองค์กรผู้รับมีนโยบายงดรับของขวัญหรือจำกัดมูลค่าของขวัญหรือไม่ หน่วยงานรัฐหลายแห่งรณรงค์นโยบายงดให้และงดรับของขวัญตามแนวทางของสำนักงาน ป.ป.ช. และบริษัทข้ามชาติจำนวนมากก็มีจรรยาบรรณเรื่องของขวัญที่เข้มงวด

ทางเลือกที่นิยมคือการ์ดอวยพรหรือของขวัญเชิงสัญลักษณ์ หรือเปลี่ยนเป็นของที่แบ่งกันในทีม เช่น ขนมว่างสำหรับประชุม แทนของขวัญส่วนบุคคล และควรถามผู้ประสานงานฝั่งผู้รับก่อนเสมอ

ควรถามอะไรกับผู้รับจัดกระเช้าปีใหม่?

คำถามที่ดีช่วยให้เห็นว่าผู้รับจัดทำได้ตามจำนวน ตรงเวลา และดูแลเรื่องอาหารได้ถูกต้อง ตัวอย่างคำถามที่ควรถาม

• มีชุดตัวอย่างให้ดูก่อนสั่งจริงหรือไม่ และถ้าสินค้าบางรายการขาด จะเปลี่ยนเป็นอะไร
• สินค้าแต่ละรายการมีอายุเหลือถึงเมื่อใด และติดฉลากรวมตามคำแนะนำของ อย. หรือไม่
• จัดชุดฮาลาล มังสวิรัติ หรือชุดสำหรับผู้แพ้อาหารแยกได้หรือไม่ และแยกบรรจุอย่างไร
• ส่งหลายที่อยู่ได้หรือไม่ มีหลักฐานการส่งแบบไหน และถ้าของเสียหายระหว่างทางจะแก้อย่างไร
• ออกใบกำกับภาษีในนามบริษัทได้หรือไม่ และกำหนดชำระเงินเป็นอย่างไร

คำถามที่พบบ่อย

ควรเริ่มสั่งกระเช้าปีใหม่องค์กรเมื่อไร?

ควรเริ่มวางแผนตั้งแต่ต้นไตรมาสสุดท้ายของปี เพราะผู้รับจัดและผู้ผลิตบรรจุภัณฑ์มีคิวแน่นช่วงปลายปี ยิ่งสั่งจำนวนมากหรือต้องการโลโก้บนบรรจุภัณฑ์ ยิ่งควรเริ่มเร็ว

กำหนดงบของขวัญปีใหม่ให้พนักงานอย่างไรดี?

เริ่มจากแบ่งกลุ่มผู้รับ กำหนดงบต่อชุดของแต่ละกลุ่ม แล้วคูณจำนวนคนและบวกค่าบรรจุภัณฑ์ ค่าจัดส่ง และชุดสำรอง วิธีนี้ทำให้เห็นงบรวมชัดเจนและปรับลดได้ง่ายหากเกินงบ

ใส่ของสดหรือของที่ต้องแช่เย็นในกระเช้าได้ไหม?

ทำได้แต่มีความเสี่ยง เพราะของอาจเสียระหว่างรอแจกหรือรอผู้รับ ควรใช้เฉพาะเมื่อส่งถึงมือผู้รับได้ทันทีและมีการควบคุมอุณหภูมิ หากไม่แน่ใจ ให้เลือกอาหารที่เก็บได้ที่อุณหภูมิห้อง

TJ FAVOR GROUP รับจัดกระเช้าปีใหม่หรือไม่?

ปัจจุบันเว็บไซต์ของเราระบุบริการบริหารจัดการโรงอาหารและบริการจัดเลี้ยง ไม่ได้ระบุบริการจัดกระเช้าหรือของขวัญปีใหม่ หากกำลังวางแผนของขวัญหรืองานเลี้ยงปีใหม่ขององค์กร ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้น

ปรึกษาเรื่องงานเลี้ยงและของขวัญปีใหม่องค์กรกับ TJ FAVOR GROUP

TJ FAVOR GROUP เป็นบริษัทบริหารจัดการโรงอาหารและจัดเลี้ยงในกรุงเทพฯ ที่มีประสบการณ์ด้านร้านอาหารกว่าเจ็ดปี และให้บริการจัดเลี้ยงหลายรูปแบบ เช่น บุฟเฟ่ต์ ค็อกเทล และสแน็คบ็อกซ์ หากคุณกำลังวางแผนกระเช้าปีใหม่องค์กร หรือต้องการจัดงานเลี้ยงขอบคุณพนักงานและลูกค้าช่วงปลายปี ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย

• LINE: @tjfavor (มี @)
• โทร: 063-878-8169 / 087-746-0044 / 096-949-6622
• อีเมล: tjfavorgroup@gmail.com
• เว็บไซต์: tjfavor.com

ดูรายละเอียดได้ที่หน้า บริการจัดงานเลี้ยง หน้า บริการบริหารจัดการโรงอาหาร หรือติดต่อทีมงาน